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どんぐり君とおにぎり君のママの読書日記

1冊の本を読んで、1つの疑問を解消しよう。

Excelができる≠マクロが使える。初めて知った計算ミスをなくす2つのテクニック。『外資系投資銀行のExcel仕事術』

先日Excelでわからないことがあって職場の先輩に教えてもらいました。
人のExcelの作業を見ていると、
「あーこの人はこんなツールを使ってるんだ!」
「え!   こんなショートカットキーあるんだ!」
と言う発見があります。
 
逆に私のExcelの作業を見て後輩に言われたことがあります。
「そんなショートカットキーあるんですね」
その時私が使ったのは「F4」です。
「F4」は前の作業を繰り返すショートカットキーです。
 このショートカットキー使うと確実に数秒から数十秒の時短になります。
このわずかな時短の積み重ねが、結果的には大きな余裕を生むのではないか。
もっとExcel術を知りたい。
そんなきっかけで、こちらの本を恐る恐る手に取りました。
……関数やマクロが出てくるのか? と。
 
何と。
意外なことに関数やマクロは1つも出てきませんでした。
でも確実に役に立つ本でした。
 

本書の概要

本書は4章構成になっています。
一章は見やすいExcelについて書かれています。
二章はミスのないExcelについて書かれています。
三章は速いExcelについて書かれています。
四章はExcelの使い方について書かれています。
本書の凄いところは超、具体的なところです。
その例としてまずは一章をご紹介しましょう。
 

正しいフォーマットのルール

一章には見やすいExcelのための正しいフォーマットのルールが書かれています。
・行の高さは18
・フォントは日本語はMSPゴシック、英数字はArial
・数字はカンマで区切る
・項目の内訳は一列横にずらす
・枠線は横線のみ
・上下太めそれ以外細め
・文字は左揃え、数字は右揃え
・B2セルから始める
・数字の色のルール
(ベタ打ち青、計算式の数字黒、他シートを参照緑)
・背景の色を使う
・枠線は、非表示
・行列はグループ化で隠す
・数字が入らないN/A
・理論上意味がないN/M
・使ってないシートは削除
超、具体的ですよね。
ここまでする??   と思われた方こそ、ぜひ本を手に取ってみてください。
このルールに従って書かれた表の見やすいこと!!
一目でわかります。
 

計算のミスをなくすための2つのテクニック

二章は計算のミスを減らすテクニックついて書かれています。

F2

恥ずかしながら初めて知ったのがF2です。
F2は計算式のチェックに使います。
計算式の入ったセルを選択して、F2キーを押すと、計算結果の数値ではなくて、そのセルに入った数式が出るのです。

トレース

もう一つ私が初めてしったのはトレース。トレースは、「そのセルに入った計算式がどのセルを引用しているか」を見える化するものです。
参照元のトレースは「Alt+M+P」。
参照先のトレースは「Alt+M+D」。
これは、便利。
計算式の入ったセルを選択してトレースやってみます。
 

ショートカットキーは、無理には覚えない

三章は、速いExcelと言うことでショートカットキーがたくさん紹介されています。
上げるとキリがありませんのでご紹介しますと、Altキーの使い方。
ためしにAltキーをおしてみてください。
いろんなところに英数字が表示されます。
この英数字はそれがふられたタブを開くためのヒントを表しているそうです。
これは覚えなくてもよくて、Altキーを押して、そのガイドに従っていけばよいのです。Altキーを使うとマウスを使う手間がかなり省けそうです。
 

Excelを使いこなすとは

四章には、Excelを使ったシュミレーションが書かれています。
難しい関数やマクロを使わなくても、いくら儲かるかがわかるようになるとのこと。
例えば、
「販売数を10%増加させるのと、10%値上げをするのどちらの方が利益とが増えると思いますか」
といった質問にきちんと答えられるようになるとのこと。
……はい、ここまできちんとできるようになるといいですね。
ちなみに答えは「10%の値上げ」の方が利益が増える。
前者は販売数が増える分材料費も増えますが、後者速い販売数が変わらないため費用が変わらないためです。
 

取り入れたいこと

私がこの本を読んでやろうと思った事は3つ。
1つ目はExcelのフォーマットを定型化すること。
2つ目はF2とトレースをうまく使うこと。
3つ目はAltキーを使うこと。
大変具体的に役に立つ本でした。